KVKK sadece büyük şirketleri ilgilendirmiyor. 3 kişilik atölye de yasaya uymak zorunda — peki nasıl?
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) 2016'dan beri yürürlükte ve işletme büyüklüğüne bakmadan oto servisleri de kapsıyor. Müşterinin adı, telefonu, T.C. kimlik numarası, adresi; kişiyle eşleştirildiğinde plakası ve aracın fotoğrafları da kişisel veridir. Servis bu verileri topladığı ve sakladığı için veri sorumlusu sayılır.
Temel kurallar
Aydınlatma — veriyi alırken müşteriye kimin, hangi amaçla, hangi hukuki sebeple veri topladığınızı, kime aktarabileceğinizi ve haklarını anlatın. Bu yükümlülük her durumda geçerlidir.
Açık rıza (yalnızca gerektiğinde) — iş emrini yürütmek veya fatura kesmek gibi işlemler çoğu zaman sözleşmenin ifası ya da hukuki yükümlülük kapsamındadır. Kampanya mesajı gibi bu kapsama girmeyen işlemler için ayrı ve özgür iradeyle verilmiş açık rıza gerekir. Rızayı hizmet verme şartına bağlamayın.
Veri minimizasyonu — işinize yaramayan bilgiyi toplamayın. Servis için kimlik fotokopisine gerçekten ihtiyacınız var mı?
Güvenlik — kişiye özel kullanıcı hesabı, güçlü şifre, yetki sınırları ve düzenli yedek.
Saklama süresi — veriyi amaç ve mevzuatın gerektirdiği süre kadar tutun; süre dolunca silin, yok edin ya da anonim hale getirin. Vergi ve ticaret mevzuatından doğan saklama sürelerini mali müşavirinizle netleştirin.
VERBİS — Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğünden, Kurul'un belirlediği çalışan sayısı ve mali bilanço eşiklerinin altında kalan bazı işletmeler muaftır. Eşikler güncellenebildiği için durumunuzu kvkk.gov.tr üzerinden kontrol edin.
Pratik uygulama: atölyede ne yapmalı?
Kabul masasına ve web sitenize aydınlatma metni koyun; müşteri kabul formunda metnin verildiğini belirtin
Her çalışan kendi kullanıcı adıyla girsin; ortak şifre kullanmayın
Ustanın müşterinin kimlik ve ödeme bilgilerini görmesine gerek yoksa yetkisini sınırlayın
Kâğıt formları kilitli dolapta tutun; masada açık bırakmayın
Yedekleri şifreli ve erişimi sınırlı bir ortamda saklayın
Müşteri bilgilerini içeren Excel dosyalarını e-postayla ya da USB bellekle dolaştırmayın
Müşteri bir hakkını kullanmak için başvurursa (bilgi alma, düzeltme, silme vb.) başvuruyu kanunda öngörülen süre içinde, en geç 30 gün içinde sonuçlandırın ve yanıtı kayıt altına alın
Hızlı öz denetim listesi
☐ Aydınlatma metnimiz var ve müşteriye veriliyor
☐ Kampanya mesajları için ayrı onay alıyoruz
☐ Herkesin kendi kullanıcı hesabı var
☐ Hangi veriyi ne kadar tutacağımızı yazılı olarak belirledik
☐ Müşteri başvurularını kim, nasıl yanıtlayacak belli
AutoTech Manager'da
Rol bazlı yetki: her kullanıcı yalnızca rolünün izin verdiği ekranları ve verileri görür
İki adımlı doğrulama ile hesap güvenliği
Şifreli bağlantı (HTTPS) ve her işletmenin verisinin ayrı tutulması
Günlük yedek
Excel'e aktarma: müşteri bilgi talep ettiğinde kayıtlarını dışa aktarabilirsiniz
AutoTech Manager'ın kendi KVKK aydınlatma ve gizlilik metinleri sitede yayındadır
Yazılım işi kolaylaştırır ama uyumun sorumluluğu veri sorumlusu olarak servisindir: aydınlatma metninizi ve saklama kurallarınızı siz belirlersiniz.
Cezalar
KVKK'ya aykırılıklar için kanunda idari para cezaları öngörülür ve tutarlar her yıl yeniden değerleme oranıyla güncellenir. Güncel tutarları kvkk.gov.tr üzerinden kontrol edin; daha önemlisi, ceza riskinin yanında müşteri güveninin de kaybedileceğini unutmayın.
KVKK karmaşık görünse de özü basittir: gerekli olanı al, gerektiği kadar tut, güvende sakla ve müşteriye açıkça anlat. Tereddüt ettiğiniz konularda bir hukukçuya danışın.
🚀
Servisinizi modernleştirin
AutoTech Manager'la araç kabul, iş emri, stok ve faturayı tek panelden yönetin.